Palvelumme tapahtuman järjestämiseen

Tilaisuuksien järjestäminen on täynnä pieniä yksityiskohtia, joiden hyvä hoitaminen takaa tapahtumasi onnistumisen ja vieraidesi tyytyväisyyden. Meillä CTF Oy:ssä on ollut periaatteena se, että asiakkaamme saavat mahdollisuuden keskittyä täysillä ohjelman ja laadukkaan sisällön rakentamiseen.

CTF Oy huolehtii puolestasi kaikista niistä tapahtuman yksityiskohdista, jotka vievät aikaa ja tehokkuutta työntekemiseen keskittymisestä.

Seuraavalla listalla olevat asiat kuuluvat meidän ydintekemiseen ja osaamiseen. Kokemuksemme ja vahvat rutiinit luovat edellytykset tehokkaalle suunnittelulle ja tapahtuman onnistumiselle. Lista toimii myös muistilistana tilaisuuden tai tapahtuman järjestäjälle.

Pyydä tarjous tai kysy lisää palveluistamme

Asiakaspalvelu tapahtumassa

    • Osallistujien vastaanottaminen ja materiaalin jakaminen
    • Uusien ilmoittautumisten vastaanottaminen ja avoimien maksujen periminen
    • Osallistujien asiakaspalvelu ja infopisteen perustaminen
    • Kaikkien järjestelyiden toimivuudesta vastaaminen yhdessä kokouspaikan henkilökunnan kanssa

Budjetointi ja taloushallinto

    • Osallistuminen tapahtuman budjetointiin ja hinnoitteluun
    • Budjetin säännöllinen päivittäminen
    • Maksujen käsittely, tilin avaaminen tarvittaessa
    • Laskutus ja maksuseuranta, luottokorttimaksujen käsittely
    • Tilin loppuyhteenveto tapahtuman jälkeen

Tilat ja tekniikka

    • Tapahtumapaikan/ paikkojen kilpailutus
    • Teknisten tarpeiden kartoittaminen ja tilaaminen
    • Tilojen ja tekniikan tarkistaminen ennen tapahtumaa

Turvallisuus (tarvittaessa)

    • Turvallisuussuunnitelmien suunnitteleminen ja hyväksyttäminen
    • Järjestyksenvalvojien ja turvallisuushenkilöiden perehdyttäminen ja ohjeistaminen
    • Alueturvallisuus

Markkinointi ja tiedotus

    • Nettisivujen suunnitteleminen, avaaminen, päivittäminen ja luovutus
    • Logon ja graafisen ilmeen suunnittelu
    • Sosiaalinen media (alustat määritellään erikseen)
    • Esitteet, flyerit, julisteet (printtimedia)
    • Roll-Up, Banderollit, tapahtuma liput (kangasmedia)
    • Sähköinen markkinointi ja kontaktointi
    • Tekstien ja kuvien tuottaminen/hankkiminen nettisivuille
    • Lehdistötilaisuudet ja -tiedotteet
    • PR- tuotteet

Ilta- ja oheisohjelmat sekä kuljetukset

    • Avajaiset, päättäjäiset
    • Paikkojen ideointi, tarjoukset ja sopimukset
    • Esiintyjät, muu henkilökunta ja tekniikka
    • Avec-ohjelmat
    • Kaikkien kuljetusten koordinointi ja järjestäminen

Majoitusjärjestelyt

    • Kiintiöiden varaaminen ja hallinnointi
    • Hintaneuvottelut ja sopimukset hotellien kanssa
    • Majoitusvarausten vastaanottaminen ja vahvistaminen osallistujalle
    • Ennakkomaksujen kerääminen ja edelleen maksaminen hotelleille

Järjestäjien konsultointi

    • Tapahtuman järjestämiseen liittyvä tekninen konsultointi
    • Ilmoittautuminen ja laskutus

Tapahtuman jälkeen

    • Osallistujapalautteen kerääminen ja raportointi
    • Kululaskujen vastaanottaminen, tarkistaminen, maksaminen ja periminen
    • Luennoitsijoiden/ esiintyjien laskujen tarkistaminen, maksaminen ja periminen
    • Rahaliikenteen jälkitoimenpiteet
    • Tarvittaessa loppuraportti osallistujista ja rahaliikenteestä

Tarjonnassamme myös useita eri vaihtoehtoja seuraavista kokonaisuuksista

    • Catering ja tarjoilut
    • Aktiviteetit ja retket
    • Puhujat ja luennoitsijat

Tuottaja palvelut

Huolehdimme tapahtuman käytännön järjestelyistä myös tapahtuman aikana. Tilaaja vapautuu tilaisuuden ajaksi esim. seurustelemaan vieraidensa kanssa. Jokainen osa-alue käydään neuvottelussa lävitse yksityiskohtaisesti. Neuvotteluissa tehdään tarkemmat linjauksen tarpeista kuten turvallisuus, esiintyjät, tilat, gatering jne.